Les plannings de restaurant qui ne bouffent plus votre dimanche
C'est dimanche après-midi. Vous devez faire le planning de la semaine prochaine. Vous savez que Sarah ne peut pas mardi, John a demandé vendredi, et quelqu'un a dit qu'il voulait peut-être échanger jeudi mais vous ne savez plus qui. Vous jongler avec les textos, vous relisez le planning de la semaine dernière, vous essayez de vous rappeler qui est fiable pour le samedi soir.
Vous publiez le planning et vous attendez. Il y a toujours quelqu'un qui a un problème que vous ne saviez pas. Il y a toujours quelqu'un qui oublie de vérifier. Et il y en a un qui ne viendra pas samedi sans vous prévenir.
Les vrais problèmes
Vous l'apprenez trop tard
Quelqu'un ne se pointe pas. Vous l'apprenez quand l'hôte appelle vingt minutes avant son service. Là vous vous débrouillez : vous écrivez à des gens qui sont peut-être disponibles, vous appelez des gens pour un service, ou vous assurez vous-même.
Faire le planning prend des heures
Vous croisez les textos de disponibilité, vous essayez de vous rappeler qui a échangé la semaine dernière, vous vérifiez qui a travaillé les trois derniers samedis, vous faites attention de ne pas mettre quelqu'un qui a dit qu'il ne peut plus travailler le matin. C'est du casse-tête du dimanche après-midi que vous n'avez pas le temps de faire.
Personne ne confirme rien
Vous envoyez « Tu travailles samedi ? » et vous avez le silence. Ou « ouais » de certains et rien des autres. Vous ne savez pas s'ils l'ont vu, oublié, ou juste pas répondu. Vous devinez qui va vraiment venir.
La paie c'est de la re-saisie
Après la semaine, vous comparez le planning à ce qui s'est vraiment passé, vous recopiez les heures en paie, vous essayez de vous rappeler qui est parti tôt et qui a remplacé quelqu'un. C'est de la saisie de données qui ne devrait pas exister.
Ce qui règle vraiment le problème
Les gens confirment leurs postes dans l'app
Quand vous publiez le planning, les employés voient leurs postes. Ils tapent « confirmer » ou « je ne peux pas ». Vous voyez qui a confirmé et qui non. Vingt-quatre heures avant samedi, vous savez que Sarah n'a pas confirmé, vous avez donc le temps de trouver quelqu'un au lieu de vous retrouver dans l'urgence à 17h.
Vous savez tôt quand quelque chose cloche
L'app vous montre qui n'a pas confirmé. Jeudi après-midi vous voyez trois personnes confirmées pour samedi soir et deux qui ne l'ont pas fait. Vous contactez ces deux. L'une confirme, l'autre dit qu'elle ne peut pas, mais vous avez deux jours pour arranger ça au lieu de l'apprendre samedi à 17h.
Les employés voient leur planning sur leur téléphone
Fini « J'avais pas vu le planning » ou « Je croyais que j'étais repos ». Ils reçoivent une notification quand le planning est publié. Ils confirment leurs postes avant une date limite que vous fixez. Vous voyez qui a confirmé et qui non.
Suivez ce qui s'est réellement passé
Les employés pointent depuis leur téléphone. Vous voyez les heures réelles vs prévues pour chaque personne. En fin de semaine, vous exportez les heures. Rien à recopier, rien à comparer entre deux tableaux.
Gérez plusieurs établissements sans vous perdre
Vous avez deux établissements. Vous devez voir les deux plannings, vérifier qui a confirmé, et déplacer quelqu'un entre les sites de temps en temps. Au lieu de jongler avec deux tableurs et des groupes de discussion, vous voyez tout au même endroit.
Quand ça aide vraiment
Jeudi avant le service du samedi soir
Vous consultez les confirmations. Deux personnes n'ont pas encore confirmé. Vous les contactez. L'une confirme tout de suite, l'autre dit qu'elle ne peut pas, mais on est jeudi vous avez le temps de trouver quelqu'un. Sans ça, vous l'apprenez samedi à 17h.
Dimanche après-midi pour faire le planning
Vous voyez les disponibilités de tout le monde dans l'app. Pas besoin de fouiller les vieux textos. Pas besoin de vous rappeler les demandes verbales. Vous faites le planning en vingt minutes au lieu de deux heures.
Fin de période de paie
Vous exportez les heures réellement travaillées. Tous les pointages, les départs anticipés, les remplacements sont déjà enregistrés. Vous l'envoyez en paie. Terminé. Rien à recopier.
Vous devez déplacer quelqu'un entre établissements
Multi-sites dans un seul tableau de bord. Vous voyez les deux adresses, qui a confirmé où, et vous affectez ou ajustez sans changer de tableur.
Comment ça marche
- Vous ajoutez les employés une fois. Ils téléchargent l'app sur leur téléphone.
- Vous faites les plannings dans une vue tableau. Vous voyez toute la semaine d'un coup. Vous faites glisser pour allonger un service, vous cliquez pour copier la semaine précédente, vous tapez pour ajouter quelqu'un. L'app vous prévient si quelqu'un est déjà planifié ou si vous êtes sur le point de créer un doublon.
- Les employés voient leurs postes immédiatement. Ils confirment ou demandent des changements.
- Vous voyez qui a confirmé. Vous êtes prévenu tôt quand il y a un problème.
- Ils pointent depuis leur téléphone. Vous voyez les heures réelles vs prévues.
- Fin de semaine, vous exportez en paie.
C'est tout.
Questions fréquentes
Et si les employés n'ont pas de smartphone ?
Ils peuvent confirmer depuis n'importe quel appareil avec un navigateur, ou vous pouvez les marquer confirmés manuellement. La plupart des employés en resto ont un téléphone, mais le système marche dans les deux cas.
Faut-il refaire tout mon planning ?
Non. La plupart des gens copient le planning de la semaine dernière et ajustent. Ou importez votre planning actuel si vous l'avez dans un tableur. Vous ne repartez pas de zéro.
Comment gérer cuisine et salle séparément ?
Vous pouvez suivre différents postes, fixer des tarifs différents et étiqueter les services par rôle. Cuisine, salle, bar : vous obtenez le détail des heures par rôle dont vous avez besoin pour la paie.
C'est uniquement pour les restaurants ?
Non. Mais les restaurants ont un chaos particulier : les week-ends chargés, le turnover élevé, les échanges de postes, plusieurs rôles. On a construit des fonctionnalités qui gèrent ça. Si vous avez un commerce de détail ou une petite entreprise avec des travailleurs par postes, ça fonctionne pareil.
Et si quelqu'un ne peut pas venir et me le dit au dernier moment ?
La confirmation de postes aide. Vous voyez qui n'a pas confirmé avant votre date limite, donc vous pouvez relancer ces personnes tôt. Les annulations de dernière minute arrivent quand même ; vous les gérez comme maintenant.
Essayez
90 jours d'essai gratuit. Sans carte bancaire. Ajoutez votre équipe, faites un planning, voyez si ça vous simplifie la vie.
Si ça ne vous fait pas gagner du temps dès la première semaine, arrêtez.