SmarteamingJe medewerkers klokken vanaf hun telefoon of een gedeelde tablet bij de ingang. Elke gebeurtenis krijgt een timestamp serverzijdig (niet op het toestel) — de telefoonklok kan niet gemanipuleerd worden om te knoeien met de registratie.
Conformiteit 2027
Registratie van arbeidstijd: de wet van 1 januari 2027
Vanaf 1 januari 2027 moeten alle Belgische werkgevers beschikken over een objectief en betrouwbaar systeem voor de registratie van de arbeidstijd. Geen Excel-bestand, geen schrift achter de toonbank: een systeem dat elke in- en uitklok serverzijdig timestampt, de geschiedenis vijf jaar bewaart, en de sociale inspectie zonder voorafgaande melding kan auditen.
Als je dit leest in april 2026, heb je ongeveer acht maanden. De meeste sociale secretariaten weten dit; de meeste KMO's ontdekken het terwijl ze zo'n pagina als deze doorlopen.
Wat de wet eist, helder uitgelegd
1. Een tijdstempel bij elke in- en uitklok
Elke werknemer moet zijn dienst in en uit kunnen klokken. Het systeem registreert het tijdstip serverzijdig (niet alleen op de telefoon), zodat het achteraf niet aangepast kan worden.
2. Een onveranderbaar register
Als een manager een tijd achteraf aanpast — bijvoorbeeld omdat een medewerker vergeten was te klokken — moet de oorspronkelijke waarde bewaard blijven. De wijziging is zichtbaar in een audit-trail, met wie de aanpassing deed en wanneer.
3. De werknemer kan inkijken en betwisten
De medewerker moet zijn eigen klokgeschiedenis kunnen zien en een fout kunnen melden als hij er een ziet. Geen e-mail naar de manager: een ingebouwd mechanisme dat een spoor achterlaat.
4. Een auditeerbare export
De sociale inspectie (Toezicht op de Sociale Wetten) kan vragen om de registers in te zien. Het systeem moet een export leveren — CSV, PDF, om het even — die de gevraagde periode dekt.
5. Vijf jaar bewaring
De registers moeten vijf jaar toegankelijk blijven (Sociaal Strafwetboek, art. 100/1). Geen automatische verwijdering na een jaar, geen archivering die de data onleesbaar maakt.
Hoe Smarteaming kant-en-klaar voldoet
Serverzijdig getimestampte klok
Wijzigingen gelogd met oorspronkelijke waarde
Wanneer een manager een vergeten in- of uitklok corrigeert, blijft de oorspronkelijke waarde in de audit-trail staan. Je ziet de voor- en na-waarde, wie de wijziging deed, op welk moment. Dat is wat de inspecteur komt bekijken.
Betwisting vanuit de app
De medewerker ziet zijn uren in de app. Als een dag verkeerd lijkt, drukt hij op 'betwisten' met een reden. De manager krijgt een melding; de betwisting wordt naast de rest van de geschiedenis gelogd.
CSV / PDF export in twee klikken
Filter op periode, medewerker of locatie. Download. Geef het aan je boekhouder, je sociaal secretariaat of de inspecteur. Het is hetzelfde bestand dat je voor de loonadministratie gebruikt.
Vijf jaar bewaard, zonder automatische verwijdering
Geen verborgen vervaldatum. Je registers blijven toegankelijk zolang de wet het eist.
Drie typische klikken op 31 december 2026
- Je activeert de tijdsregistratie voor je teams: één toggle in de instellingen.
- Je medewerkers downloaden de gratis app (iOS, Android) of gebruiken een gedeelde tablet bij de ingang.
- Bij de eerste dienst van januari 2027 klokken ze in en uit. Het register begint zich te vullen.
- Als een inspecteur in maart langskomt: filter de periode, exporteer, geef hem de PDF. Drie klikken.
Geen data-migratie, geen ingewikkelde configuratie, geen integratie met een derde systeem.
Veelgestelde vragen
- Is Smarteaming klaar voor 2027 vandaag al?
- Ja voor de vijf hoofdvereisten: serverzijdig getijdstempelde tijdsregistratie, onveranderbare audit-trail (hash-keten), inspectie-export in één klik (CSV met BCE/NISS), betwisting door de werknemer via de app, vijf jaar bewaring. Eén laatste interface-stap — een verplicht 'reden'-veld bij een handmatige correctie door de manager — komt in een update vóór de inwerkingtreding. Zelf te verifiëren via het audit-trail integriteitsendpoint.
- Geldt het ook voor minder dan 20 medewerkers?
- Ja. De wet geldt voor alle werkgevers, ongeacht de omvang. Er is geen vrijstellingsdrempel.
- En freelancers / zelfstandigen die bij mij werken?
- De registratie geldt voor werknemers in loondienst. Freelancers die als zelfstandige factureren vallen er niet onder. Maar als je twijfelt over het statuut van een medewerker, is dit vaak het moment waarop de sociale inspectie geïnteresseerd is — zorg dus dat het nu duidelijk is.
- Telt een gedeeld Excel-bestand als objectief systeem?
- Nee. De wet vereist een systeem dat serverzijdig timestampt en wijzigingen in een audit-trail bewaart. Excel — door iedereen aanpasbaar zonder spoor — voldoet niet aan het 'onveranderbaar'-criterium.
- En als een medewerker vergeet te klokken?
- De manager corrigeert de klok handmatig vanuit het dashboard. De oorspronkelijke waarde (leeg of fout) blijft in de audit-trail, met vermelding van de wijziging. Je blijft in regel.
- Hoeveel tijd kost het om Smarteaming op te zetten?
- Reken op een namiddag om je team toe te voegen en de klok te activeren. De meeste managers gebruiken het binnen de week. Geen systeemmigratie, geen lange opleiding.
- Wat kost het?
- Vanaf €1 per ingeroosterde medewerker per maand. 90 dagen gratis proberen, geen creditcard. Seizoenkrachten kosten niets in maanden waarin je ze niet inroostert.
Wees in regel voor 1 januari 2027
90 dagen gratis, geen creditcard. Voeg je team toe, activeer de tijdsregistratie, doe een test op een echte week. Je ziet meteen of het bij je past — voordat de wettelijke deadline valt.
Werkt het na acht maanden niet voor jou? Je vertrekt zonder kosten. Dezelfde persoon die het product bouwt, neemt de telefoon op.