SmarteamingHet Fonds Horeca, zonder schrift achter de toonbank
Werk je onder PC 302, dan draag je bij aan het Fonds voor Bestaanszekerheid Horeca (FBZ Horeca). Het Fonds keert je medewerkers een eindejaarspremie uit, berekend op de uren die ze in de horeca hebben gewerkt tijdens de referentieperiode — van 1 juli tot 30 juni. Hoe meer uren, hoe hoger de premie. Dat is in theorie eenvoudig; in de praktijk moet je nog wel weten hoeveel uren elke persoon werkelijk gedraaid heeft, en dat correct aangeven.
Smarteaming volgt de geklokte uren per medewerker, per maand, en houdt vaste contracten, flexi-jobs en extra's apart. Op het moment van de aangifte aan het Fonds exporteer je het overzicht zonder cijfers opnieuw in te tikken. De premie wordt berekend op de juiste data — niet op een schatting waar een medewerker in november over zal struikelen.
Wat het Fonds Horeca van je verwacht
Werkelijke uren, per medewerker, per maand
De premie wordt berekend op de uren die effectief gewerkt zijn tussen juli en juni. Niet de geplande uren: de geklokte uren. Smarteaming bewaart elke prikregistratie, per contract — zo sluit je data automatisch aan op wat het Fonds controleert.
Flexi en extra's tellen anders mee
Flexi-jobs en extra's horeca hebben hun eigen regels in de berekening van het Fonds. Doordat Smarteaming deze contracttypes onderscheidt vanaf de aanmaak van de medewerkersfiche, vermijd je dat de uren in de export door elkaar lopen.
Werkgeversbijdrage: ~6% van het brutoloon
Je draagt gemiddeld zo'n 6% van het brutoloon af aan het Fonds (indicatief tarief, kan evolueren — controleer met je sociaal secretariaat). Smarteaming stuurt de bijdrage niet voor jou: die loopt via je sociaal secretariaat met de gewone DmfA. Maar de uren waar de berekening op gebeurt komen wél uit je rooster en je tijdsregistratie.
Referentieperiode: 1 juli → 30 juni
Het Fonds rekent in een lopend jaar, niet in het kalenderjaar. Smarteaming laat je exporteren op gelijk welke datumbereik, ook deze niet-standaard periode, zonder te knoeien met filters.
Hoe het er in de praktijk uitziet
- Elke maand klokken je medewerkers hun uren in Smarteaming. De uren hangen aan het juiste contracttype (vast, flexi, extra).
- In november berekent het Fonds Horeca de eindejaarspremie en stort die rechtstreeks aan de medewerker — niet via jou.
- De medewerker krijgt zijn afrekening. Betwist hij de aangenomen uren, dan open je zijn historiek in Smarteaming, je ziet elke prik met tijdstempel, en je beslist binnen twee minuten.
- Voor de jaarlijkse aangifte aan het Fonds (DmfA via je sociaal secretariaat) exporteer je het overzicht uit Smarteaming en stuur je dat door. Geen herinvoer vanuit een schrift.
Het Fonds keert het geld uit. Jij levert de juiste uren.
Waarom dit verder reikt dan de premie alleen
- Het Fonds financiert ook sectorale opleidingen, aanwervingstoelagen en aanvullende ziekteuitkeringen. De bijdrage is niet zomaar een lijn op de loonfiche.
- Wanneer een medewerker binnen de horeca van werkgever wisselt, behoudt hij zijn rechten bij het Fonds: zijn uren bij jou tellen mee in zijn premie ook als hij in mei vertrekt.
- Bij een controle zijn de geklokte uren het eerste wat je gevraagd wordt. Een nette export werkt beter dan een Excel-reconstructie onder druk.
- Discussies tussen medewerker en werkgever over de premie komen bijna altijd op hetzelfde neer: 'ik zeg dat ik X uren heb gedraaid, het Fonds telt er Y'. Met geklokte uren met tijdstempel duurt het gesprek 10 minuten, geen drie e-mails over en weer.
Veelgestelde vragen
- Stuurt Smarteaming de aangifte naar het Fonds?
- Nee. Het Fonds Horeca ontvangt zijn gegevens via de DmfA, die loopt via je sociaal secretariaat. Smarteaming levert de export van uren per medewerker die je sociaal secretariaat of jijzelf gebruikt om de aangifte voor te bereiden. Zelfde logica als bij Dimona: wij leveren de data, jij dient ze in.
- En als een medewerker zijn premie betwist?
- Dat gebeurt: een medewerker krijgt minder dan verwacht en denkt dat uren niet zijn meegeteld. Met Smarteaming open je zijn prikhistoriek, filter je op de referentieperiode (1 juli — 30 juni), en zie je elke prik met datum, aankomsturen, vertrekuren, contracttype. Het gesprek wordt feitelijk in plaats van uit het geheugen.
- Dragen flexi-jobs bij aan het Fonds Horeca?
- Ja, flexi's dragen bij via hun bijzondere flexi-bijdrage. De toekenningsregels van de eindejaarspremie voor flexi's verschillen van die voor vaste contracten — ze zijn de laatste jaren geëvolueerd. Doordat Smarteaming flexi's apart houdt van andere contracten past je sociaal secretariaat de juiste regels toe zonder een gemengde export uit elkaar te moeten halen.
- En de extra's horeca?
- Extra's horeca dragen ook bij, maar vallen onder een eigen regime bij het Fonds (forfaitaire dagbijdrages). Het contracttype 'extra horeca' zit natief in Smarteaming, dus de export scheidt netjes de uren extra's van vaste/flexi-uren.
- Berekenen jullie de premie in de plaats van het Fonds?
- Nee. Het Fonds Horeca berekent en betaalt de premie zelf rechtstreeks aan de medewerker. De rol van Smarteaming is betrouwbare urendata leveren die deze berekening voeden (via je DmfA-aangifte), niet het Fonds vervangen.
- En als ik in de loop van het jaar iemand aanwerf?
- Smarteaming start de urenregistratie vanaf de eerste dienst. Het Fonds berekent de premie pro rata van de uren gewerkt tijdens de referentieperiode, dus zelfs iemand die in maart begint heeft recht op een premie berekend op zijn uren van maart tot juni. De export gefilterd op de juiste periode vat exact dat samen.
Bereid de volgende Fonds-aangifte nu al voor
90 dagen gratis, geen creditcard. Activeer de prikklok deze week en tegen de export van november heb je vier maanden betrouwbare uren in plaats van een schrift om te reconstrueren.
Als de export niet eenvoudiger is dan je huidige werkwijze, gebruik het dan niet.