SmarteamingLe Fonds Horeca, sans cahier au comptoir
Si vous tournez en CP 302, vous cotisez au Fonds Social Horeca (FBZ Horeca). Le Fonds verse à vos employés une prime de fin d'année calculée sur les heures qu'ils ont prestées dans l'horeca pendant la période de référence — du 1er juillet au 30 juin. Plus l'employé a travaillé d'heures, plus la prime est élevée. C'est en théorie simple ; en pratique, encore faut-il savoir combien d'heures chaque personne a réellement faites, et le déclarer correctement.
Smarteaming suit les heures pointées par employé, par mois, en distinguant CDI, flexi-jobs et extras. Au moment de la déclaration au Fonds, vous exportez le récapitulatif sans avoir à ressaisir les chiffres. La prime se calcule sur les bonnes données — pas sur une estimation qu'un employé contestera en novembre.
Ce que le Fonds Horeca attend de vous
Heures réelles, par employé, par mois
La prime se calcule sur les heures effectivement prestées entre juillet et juin. Pas les heures planifiées : les heures pointées. Smarteaming garde la trace de chaque pointage, par contrat, ce qui aligne automatiquement les données sur ce que le Fonds vérifie.
Flexi et extras comptent différemment
Les flexi-jobs et les extras horeca ont leurs propres règles dans le calcul du Fonds. Comme Smarteaming distingue ces types de contrat dès la création de la fiche employé, vous évitez de mélanger les heures dans l'export.
Cotisation patronale : ~6% du salaire brut
Vous cotisez en moyenne autour de 6% du salaire brut au Fonds (taux indicatif, susceptible d'évoluer — vérifiez auprès de votre secrétariat social). Smarteaming n'envoie pas la cotisation pour vous : elle passe par votre secrétariat social via la DmfA classique. Mais les heures sur lesquelles le calcul s'applique viennent de votre planning et de votre pointage.
Période de référence : 1er juillet → 30 juin
Le Fonds raisonne en année tournante, pas en année civile. Smarteaming permet d'exporter sur n'importe quelle plage de dates, y compris cette période non standard, sans bricoler les filtres.
À quoi ça ressemble en pratique
- Chaque mois, vos employés pointent leurs heures dans Smarteaming. Les heures sont rattachées au bon type de contrat (CDI, flexi, extra).
- En novembre, le Fonds Social Horeca calcule la prime de fin d'année et la verse directement à l'employé — pas via vous.
- L'employé reçoit son décompte. S'il conteste les heures retenues, vous ouvrez son historique Smarteaming, vous voyez chaque pointage avec horodatage, vous tranchez en deux minutes.
- Pour la déclaration annuelle au Fonds (DmfA via votre secrétariat social), vous exportez le récap depuis Smarteaming et vous l'envoyez. Pas de ressaisie depuis un cahier.
Le Fonds verse l'argent. Vous fournissez les heures justes.
Pourquoi ça compte au-delà de la prime
- Le Fonds finance aussi des formations sectorielles, des aides à l'embauche, des indemnités complémentaires de maladie. La cotisation n'est pas qu'une ligne sur la fiche de paie.
- Un employé qui change d'employeur dans l'horeca conserve ses droits Fonds : ses heures cumulées chez vous comptent dans le calcul de sa prime même s'il part ailleurs en mai.
- En cas de contrôle, l'historique des heures pointées est la première chose qu'on vous demande. Mieux vaut un export propre qu'une recompilation Excel sous pression.
- Les disputes employé-employeur sur la prime tombent presque toutes au même endroit : 'je dis que j'ai fait X heures, le Fonds en compte Y'. Si vous avez le pointage horodaté, la conversation dure 10 minutes, pas trois aller-retours par mail.
Questions fréquentes
- Smarteaming envoie la déclaration au Fonds ?
- Non. Le Fonds Horeca reçoit ses données via la DmfA, qui passe par votre secrétariat social. Smarteaming fournit l'export des heures par employé que votre secrétariat social ou vous-même utilisez pour préparer la déclaration. C'est la même logique que pour la Dimona : on fournit les données, vous les transmettez.
- Et si un employé conteste sa prime ?
- Ça arrive : un employé reçoit moins que ce qu'il attendait, il pense que des heures n'ont pas été comptées. Avec Smarteaming, vous ouvrez l'historique de pointage de cet employé, vous filtrez sur la période de référence (1er juillet — 30 juin), vous voyez chaque pointage avec date, heure d'arrivée, heure de départ, type de contrat. La conversation devient factuelle plutôt que mémorielle.
- Les flexi-jobs cotisent au Fonds Horeca ?
- Oui, les flexi cotisent au Fonds Horeca via leur cotisation spéciale flexi. Les règles d'éligibilité à la prime de fin d'année pour les flexi sont différentes des CDI — elles ont évolué ces dernières années. Comme Smarteaming sépare les flexi des autres contrats, votre secrétariat social applique les bonnes règles sans démêler un export mélangé.
- Et les extras horeca ?
- Les extras horeca cotisent aussi, mais ont leur propre régime au Fonds (cotisations forfaitaires journalières). Le type de contrat « extra horeca » est natif dans Smarteaming, donc l'export sépare proprement les heures extras des heures CDI/flexi.
- Vous gérez le calcul de la prime à la place du Fonds ?
- Non. Le Fonds Social Horeca calcule et verse la prime directement à l'employé. Le rôle de Smarteaming est de fournir des données d'heures fiables qui alimentent ce calcul (via votre déclaration DmfA), pas de remplacer le Fonds.
- Si j'embauche un nouvel employé en cours d'année ?
- Smarteaming démarre le suivi des heures dès le premier service. Le Fonds calcule la prime au prorata des heures faites pendant la période de référence, donc même un employé entré en mars a droit à une prime calculée sur ses heures de mars à juin. L'export filtré sur la bonne période capture exactement ça.
Préparez la prochaine déclaration Fonds Horeca dès maintenant
Essai gratuit 90 jours, sans carte bancaire. Activez le pointage cette semaine, et d'ici l'export de novembre, vous avez quatre mois d'heures fiables au lieu d'un cahier à reconstituer.
Si l'export n'est pas plus simple que votre méthode actuelle, ne l'utilisez pas.